2011年05月09日

意思決定を行う(1) - 成果をあげるには <10> -

 アクションプランは実行しなければ意味がありません。今回からは、プランを実行するために必要なことについて考えてみることにしましょう。

「アクションプランは行動に移さなければならない。そのためには、意思決定、コミュニケーション、機会、会議の四つについて考えることが必要である。」(『経営者の条件』上田惇生編訳)

 まずは、意思決定について。P.F.ドラッカーは、意思決定を行うときには、次の四つのことを必ず決めなければならないといっています。

「 (1)実行の責任者 (2)日程 (3)影響を受けるがゆえに決定の内容を知らされ、理解し、納得すべき人 (4)影響を受けなくとも決定の内容を知らされるべき人」(『経営者の条件』上田惇生編訳)

 (1)と(2)が決まっていないと成果が出ないことは、多くの経営者の方が経験されているでしょう。司法書士事務所に限らず、所長が決めた業務改善の定例会議。2~3回は続いたが、知らないうちに雲散霧消したという経験、みなさんの事務所でもありませんか?
 誰がその会議を主催して、どのような結果を出すかを明確にしていないと、そうなりますね。

 また(3)は、(1)(2)と比べると、不明確になっていることが多いようです。それはアクションプラン(たとえば業務改善プロジェクト)であげるべき成果と優先順位が明確になってないために、他の業務との関係でどれくらいの重要性があるかを決めていないことからくる当然の帰結です。意思決定者はその点をはっきりさせるべきです。

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2011年04月26日

アクションプランをつくる(5) -成果をあげるには <9>-

 アクションプランを立てる際に考慮すべき視点の最後について、P.F.ドラッカーは次のように述べています。

「アクションプランは時間管理の基準としても必要である。時間こそ最も稀少で価値のある資源である。企業、政府機関、NPOのいずれであれ、あらゆる組織に時間を無駄にする要因がある。そのような状況において、時間の使い方の目途となるものがアクションプランである。」(『経営者の条件』上田惇生編訳)

 一年かけた「結果」と十年かけた「結果」が同じ場合、前者を「成果」ということはできると思いますが、後者を「成果」と誰が言うでしょうか。
 時間は個人、組織、社会にとってもっとも重要な資源です。一年で出せる結果を十年かけたのであれば、それは成果ではなく時間の浪費にすぎません。

 「成果を出す」ためにアクションプランが必要である理由のひとつは、なるべく短い時間で結果を出すためには時間管理が必須だからです。
 アクションプランは、行動だけでなく、大切な時間を管理することができます。いえ、できるように作成しなければならないのです。

 「望むべき結果」は、一年半あるいは二年くらいのスパンで考えるものです。前回も例にあげた司法書士事務所の拠点展開のように短期では成果がはかりづらい場合も、チェックポイントを含め、一年でどのように行動し、どのような結果をだすのか。事務所の経営者は、具体的に考えておかなければなりません。

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2011年04月21日

アクションプランをつくる(4) -成果をあげるには <8>-

 前回は震災対応について緊急MJの告知をさせていただきましたが、また、本編に戻りましょう。

 アクションプランを立てる際に考慮すべき視点の四つめとして、アクションプランのなかにはチェックポイントが組み込まれている必要があると、P.F.ドラッカーはいいます。

「加えてアクションプランには、成果と期待を照合するためのチェックポイントが必要である。成果をあげるには、チェックポイントは二つ設けることが望ましい。一つは中間点、例えば九か月後である。もう一つは終わりに近く、次のアクションプランの策定に入る前である。」(『経営者の条件』上田惇生編訳)

 成果と期待の照合。アクションプランの修正。アクションプランからの撤退。その判断のためには、アクションプランのなかにチェックポイントをあらかじめ組み込んでおく必要があります。

 司法書士事務所が拠点展開を行うような場合、その成果は短期では現れにくいものです。経営者は、拠点を展開した初期の段階に、チェックポイントを頻度高く設定しておいたほうがよいように思います。

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