2011年09月28日

時間は普遍的な制約条件  - 汝の時間を知れ <1> -

 成果をあげるための身につけておくべき習慣的な能力の第一は、「時間を体系的に管理する」ことです。3つのプロセスが時間管理の基本であるとP.F.ドラッカーはいっています。

「私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする。次に時間を管理すべく、時間に対する非生産的な要求を退ける。そして最後にそうして得られた自由になる時間を大きくまとめる。」(『経営者の条件』上田惇生編訳)

 第一は「時間を記録すること」、現在何に時間がとられているかの現状分析です。
 私は司法書士事務所を開業して間もない方のメンタリングも行っていますが、毎月やるべきことと期限を決めても、なかなか実行できてないということがしばしばあります。できなかった理由は、「時間がなかった」「忙しかった」です。
 それでは、何にどれだけの時間を使ったのか? 聞いて正確に答えられる人は皆無です。
 忙しくて自分のやりたいことができていないという方は、まず自分がどのような時間の使い方をしているかを正しく把握することから始めましょう。

 第二は「時間の整理」です。
 分析した時間のなかに、経営者としての自身の果たすべき役割と照らし合わせて「非生産的」な使い方をしている時間はありませんか。それは断じて止めなければなりません。

 第三は「時間をまとめること」です。
 一日の時間をなるべく2時間単位で使えるようにまとめましょう。15分、30分といった細切れの時間が発生しないようにスケジュールを工夫しましょう。やるべきことには、まとまった時間に集中して当たらなければ、成果をだすことは難しいものです。
 企業によっては一定時間を過ぎると業務終了の案内を流したり、昼間でも電話を受けない時間帯を設けたりすることがありますが、これは思考を中断させないためのひとつの工夫ですよね。

 以上の3つを習慣化すると、時間がみるみる湧き出てくるのが分かります。

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2011年09月21日

成果をあげる能力は習得できるか - 成果をあげる能力は習得できる <9> -

 忙しさに追われて時間ばかりが過ぎていく。努力はしているけれど、新しい領域の開発はうまくいかない。売り上げを増加さようと営業を強化するけれど、競争が激しく、なかなか成果が上がらない。従業員が思ったように動いてくれない。市場が縮小し、コンペティターが増加するなか、焦っても努力しても思ったように成果が出ない・・・・・・。
 司法書士事務所に限らず、そんな経験をお持ちの経営者の方は多いのではないでしょうか。

 成果をあげる能力は習得できるのか? P.F.ドラッカーの答えはYESです。
 そして、「経営者の条件」の全体を通してP.F.ドラッカーは、私達に成果をあげるために身につけるべき5つの能力を明示し、解説しています。少し長いですが引用してみましょう。

「(1)何に自分の時間がとられているかを知ることである。残されたわずかな時間を体系的に管理することである。
 (2)外の世界に対する貢献に焦点を合わせることである。仕事ではなく成果に精力を向けることである。『期待されている成果は何か』からスタートすることである。
 (3)強みを基盤にすることである。自らの強み、上司、同僚、部下の強みの上に築くことである。それぞれの状況下における強みを中心に据えなければならない。弱みを基盤にしてはならない。すなわちできないことからスタートしてはならない。
 (4)優れた仕事が際立った成果をあげる領域に力を集中することである。優先順位を決めそれを守るよう自らを強制することである。最初に行うべきことを行うことである。二番手に回したことはまったく行ってはならない。さもなければ何事もなすことはできない。
 (5)成果をあげるよう意思決定を行うことである。決定とは、つまるところ手順の問題である。そして、成果をあげる決定は、合意ではなく異なる見解に基づいて行わなければならない。もちろん数多くの決定を手早く行うことは間違いである。必要なものは、ごくわずかの基本的な意思決定である。あれこれの戦術ではなく一つの正しい戦略である。」(『経営者の条件』上田惇生編訳)

 さあ、次回からそれぞれの能力を見ていくことにしましょう。まずは「汝の時間を知れ」からです。

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2011年09月14日

成果を大幅に改善する方法  - 成果をあげる能力は習得できる <8> -

 武田信玄を中心とした武田氏の戦略・戦術を記した軍学書である「甲陽軍鑑」のなかにある勝利の礎の言葉、「人は城、人は石垣、人は堀、情けは味方、仇は敵なり」 は、よく知られています。武田信玄は、人の力こそが国を守るとして城を築きませんでした。個人の能力や特徴を理解し、一人ひとりの才能を引き出す集団(組織)を作ることが重要であるとしたわけです。

 P.F.ドラッカーもまったく同じことをいっているように思います。

「人類の歴史は、いかなる分野においても、豊富にいるのは無能な人のほうであることを示している。われわれはせいぜい、一つの分野に優れた能力をもつ人を組織に入れられるだけである。一つの分野に優れた能力をもつ人といえども、他の分野については並みの能力しか持たない。したがってわれわれは、一つの重要な分野で強みを持つ人が、その強みをもとに仕事を行えるようよう組織をつくることを学ばなければならない。仕事ぶりの向上は、万能な者をリクルートしたり要求水準を上げたりすることによって図れるものではない。それは人間の能力の飛躍ではなく、仕事の方法の改善によって図らなければならない。」(『経営者の条件』上田惇生編訳)

 私の会社も常に人を募集していますが、面接のときに必ず聞くのは、「その人が何をしたいのか」「10年後にどうなっていたいのか」ということです。そしてその方の従来のキャリアから、その方の強みがどこにあるのかも併せて確認します。多くの方は「自分はこんなことをやってきたので、きっと御社の役に立てるはずです」とおっしゃいますが、私はまずは、その方がやりたいことを私の会社で実現してあげることができるだろうかを考えます。
 もちろん、経営者としては会社としてすぐにやってもらいたいこともありますから、最初はそこから始めてもらいますが、徐々にその方の強みを生かし、その方のやりたいことが実現できるような仕事やポジションになるべく移していこうと考えます。

 若干、P.F.ドラッカーとは違うかもしれませんが、人はやりたいことやなりたい自分のために能力を開発するのでしょうし、仕事の方法も自身のために改善していくもの、と考えます。組織マネジメントの役割のひとつは、メンバー各人のそれぞれのやりたいことや改善したいことを気づかせたり、応援したりするところにあるのだと思います。それは、一般企業でも司法書士事務所でも変わりないでしょう。

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