カテゴリ「司法書士事務所のマネジメント」の記事
2010年02月09日

組織構造の欠陥からくる時間の浪費 - 時間を管理する <12> -

 マネジメント上の欠陥に起因する時間の浪費の最後、四つめは、情報に関わる機能障害からくる時間の浪費についてです。

「第四に、情報に関わる機能障害からくる時間の浪費がある。」(『プロフェッショナルの条件』上田惇生編訳)

 司法書士事務所の所長から、昼間はクライアントからの質問に忙殺され、電話がかかってこなくなる夕方から仕事を始めるために、夜遅くまで仕事をしてしまっている、との話を聞くことがあります。

 クライアントからの質問に素早く対応することは、もちろん良いことです。しかし、たまたま電話に出た人間が、その質問にすべて対応するというやり方では、組織としては大きなロスになります。事務所の他のメンバーが既にその答えを知っているかもしれませんし、クライアントもそう急いでないかもしれません。
 まずは、調査が必要と思われる質問か他のメンバーの知恵が必要と思われる質問かどうかを判断し、クライアントが回答を必要としている期限を確認することが大事です。

 時間の余裕があるのであれば、夕方の少し落ち着いた時間帯に、そういった質問に対する検討会の時間を取るとよいでしょう。各メンバーがクライアントからの質問や課題をお互いにぶつけあい、共有することで、各人が独自に行っていた「調べもの」の時間が省け、より良いアイデアをクライアントに返すことができるようになると思います。

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2010年02月05日

組織構造の欠陥からくる時間の浪費 - 時間を管理する <11> -

 マネジメント上の欠陥に起因する時間の浪費の三つめは、組織構造の欠陥からくるものです。

「第三に、組織構造の欠陥からくる時間の浪費がある。その兆候は、会議の過剰である。会議は元来、組織の欠陥を補完するためのものである。人は、仕事をするか、会議に出るかである。同時に両方を行うことはできない。」(『プロフェッショナルの条件』上田惇生編訳)

 以前、司法書士事務所を経営していた頃、金融機関によく営業に行っていましたが、会議に追われて本来の仕事ができないとの嘆き節を聞かされることが多くありました。

「会議の過多は、仕事の組み立て方や、組織の単位に欠陥があることを示す。たとえば一つの仕事や組織単位に属すべき仕事が、いくつかの仕事や組織単位に振り分けられていることを示す。責任が分散され、情報が必要な人間に与えられていないことを示す。」(『プロフェッショナルの条件』上田惇生編訳)

 もし、みなさんの事務所で会議が多くなってきたら危険信号です。なぜ会議が多いのか、組織上の問題点を疑ってみる必要がありそうです。

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2010年01月29日

人員過剰からくる時間の浪費 - 時間を管理する <10> -

 前回に続き、マネジメント上の欠陥に起因する時間の浪費についての二つめです。

「第二に、人員過剰からくる時間の浪費がある。人が少なすぎるということはありうる。人が少なければ、仕事のできあがりはよくないかもしれない。だが、それは一般的な状況ではない。むしろよく見られるのは、成果をあげるには人が多すぎ、したがって、仕事をするよりも、たがいに作用し合い、影響し合うことに、ますます多くの時間が使われているという状況である。」(『プロフェッショナルの条件』上田惇生編訳)

 そして、現在自分の組織がその病魔に冒されているかどうかの判断基準も示しています。

「人員過剰についても、かなり信頼できる兆候がある。もし、組織の上のほうの人たちが、時間をある程度以上おそらくは一割以上を、人間関係、反目や摩擦、担当や協力に関わる問題に取られているならば、人が多すぎることはほとんど確実である。」(『プロフェッショナルの条件』上田惇生編訳)

 人が必要以上に多いと、各人は自身のミッションを果たすだけでは時間をもてあましますので、結果的にオーバースペックの仕事を行い、他の人に対して必要以上の干渉をするようになります。
 それが常態化し深化すると、なぜか皆忙しくなり、本来は人が余って生産性が下がっているにもかかわらず、更に人が必要との錯覚に陥ってしまうのです。

 司法書士事務所の経営者は、自身や事務所のミドルマネジメントが、資格者間や補助者間といった人間関係の調整に時間を費やしすぎていないか、見直してみてはどうでしょう。

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