前回までは、自分でコントロール可能な非生産的な時間に関する話でしたが、それよりももっと性質の悪い時間の浪費があると、P．F．ドラッカーは言います。それは、マネジメント上の欠陥に起因するもので、組織に関わるすべての人間の時間を浪費してしまいます。全部で四つありますので、一つひとつについて考えてみましょう。
「第一に、システムの欠陥や先見性の欠如からくる時間の浪費である。ここにおいて発見すべき兆候は、周期的な混乱、繰り返される混乱である。二度起こった混乱を再び起こしてはならない。」（『プロフェッショナルの条件』上田惇生編訳）
そしてその対処方法として、
「繰り返し起こる混乱は予知できる。したがって、予防するか、事務的に処理できる日常の仕事にルーティン化しなければならない。ルーティン化とは、判断力のない未熟練の人でも、天才的な人間を必要とするような仕事を勝利できるようにすることである。有能な人間が経験から学んだことを、体系的かつ段階的なプロセスにまとめてしまうことである。」（『プロフェッショナルの条件』上田惇生編訳）
ほとんどの司法書士事務所では、毎月、月末に取引が集中し、従業員が夜中まで働く、ミスが発生するという混乱が発生します。そして同じことが毎月繰り返されます。
制約条件となっているのは、
（１）取引には司法書士が立ち会わなければならない
（２）取引の日時はこちらが指定できない。
のふたつです。
ある一定数の司法書士を確保することと、その司法書士が取引に集中できる環境を作ることが対処方法となります。
司法書士が取引に集中できる環境を作るためには、
（１）その日、その期間に行わなければならないこととそうでないことを
区別し、優先順位をつける
（２）司法書士が日常行っている事務作業で、代替性がきくものにつ
いては別の人員を確保しておく
ということが必要です。
これらのことを個人のやり方に任せるのではなく、組織としてルーティン化できる仕組みにすることが重要なのです。
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