前回に続き、マネジメント上の欠陥に起因する時間の浪費についての二つめです。

　そして、現在自分の組織がその病魔に冒されているかどうかの判断基準も示しています。

　人が必要以上に多いと、各人は自身のミッションを果たすだけでは時間をもてあましますので、結果的にオーバースペックの仕事を行い、他の人に対して必要以上の干渉をするようになります。
　それが常態化し深化すると、なぜか皆忙しくなり、本来は人が余って生産性が下がっているにもかかわらず、更に人が必要との錯覚に陥ってしまうのです。
　
　司法書士事務所の経営者は、自身や事務所のミドルマネジメントが、資格者間や補助者間といった人間関係の調整に時間を費やしすぎていないか、見直してみてはどうでしょう。

　前回までは、自分でコントロール可能な非生産的な時間に関する話でしたが、それよりももっと性質の悪い時間の浪費があると、P．F．ドラッカーは言います。それは、マネジメント上の欠陥に起因するもので、組織に関わるすべての人間の時間を浪費してしまいます。全部で四つありますので、一つひとつについて考えてみましょう。

　そしてその対処方法として、

　ほとんどの司法書士事務所では、毎月、月末に取引が集中し、従業員が夜中まで働く、ミスが発生するという混乱が発生します。そして同じことが毎月繰り返されます。

　制約条件となっているのは、
　　（１）取引には司法書士が立ち会わなければならない
　　（２）取引の日時はこちらが指定できない。
　のふたつです。

　ある一定数の司法書士を確保することと、その司法書士が取引に集中できる環境を作ることが対処方法となります。

　司法書士が取引に集中できる環境を作るためには、
　　（１）その日、その期間に行わなければならないこととそうでないことを
　　　　区別し、優先順位をつける
　　（２）司法書士が日常行っている事務作業で、代替性がきくものにつ
　　　　いては別の人員を確保しておく
　ということが必要です。

　これらのことを個人のやり方に任せるのではなく、組織としてルーティン化できる仕組みにすることが重要なのです。

　引き続き、仕事を整理するために必要な視点の三つめです。

　例えば司法書士事務所において、自律的に働いている部下に対しても、管理･指導のために日報の作成を求めているとしたら、それはその部下の時間を浪費してしまっているかもしれません。　実績での評価が中心となる営業職員は、朝礼に参加させるために事務所に通勤させるよりは、直接、取引先を回ってもらったほうが効率的かもしれません。
　事務所の経営者は、自分が所員に課している制度や仕組みが、所員たちの時間を浪費させていないか、定期的に検証する必要があります。

　時間の使い方を見直すためには、（１）無駄な仕事を捨て、（２）他の人に任せられることを任せ、（３）他人の時間の浪費となっている原因を取り除くことによって、仕事を整理する必要があります。
　そうすることで、時間をより効率的に管理できるようになるのです。

　今回は、仕事を整理するために必要な視点のふたつめについて考えます。

　例えば司法書士事務所で、ひとり事務所の所長が、初めて人を採用する場合のことを考えると分かりやすいかもしれません。
　「忙しいから」といって人を採用する方が多いのですが、それだけでは理由が漠然とし過ぎていて、どのような人材を採用すればよいかが見えてきません。
　私はまず、現在やっていることで「他の人間でもやれることは何か」を洗い出してもらうようにしています。その「他の人間」は、まったく知識がない人・受験生・新合格者・経験のある資格者を想定することができますが、重要なことはその「他の人間」を採用することによって、自分の時間をどれくらい空けることができるかということです。
　まったく知識のない人を月給１５万円で採用して、自分の時間が３０時間節約できるのであれば、１時間を５、０００円で購入したことになります。また、経験のある資格者を月給２５万円で採用して、自分の時間が７５時間節約できるのであれば、１時間を３、３３３円で購入したことになります。

　経営者は、常に自分の時間を他人の力を借りて増やしていかなければなりません。

　明けましておめでとうございます。今年も引き続き、当ブログをよろしくお願いいたします。さて少々、間があきましたが、時間を管理するための方法についての続きをお話しします。

　時間の記録の次は、その記録を使って時間の使い方を絶えず練習しなければなりません。そうしないと日々の仕事に流されてしまうことになります。自身の時間の使い方を見直すためには、次の三つの視点で仕事を整理する必要があるとP．F．ドラッカーは述べています。

　「いかなる成果も生まない」かどうかを判断するためには、定期的に自分の時間（記録した結果）をチェックする必要があります。はじめた時は成果をあげていたことも、「組織の成長」「システムの変更」「求める成果の変更」などによって、今は無駄な時間ということは大いにありうることです。
　
　例えばある司法書士事務所で、部下の一日の行動を管理し指導するために日報を書かせて所長がコメントするという制度を始めて成果があったとします。しかしその後、事務所が成長しミドルマネジメントを置くようになったときにも、そのままその制度が続いていたとしたらどうでしょう。
　現場から離れてしまっている経営者に効果的な管理・指導ができるでしょうか。かえって現場を混乱させ、そのために莫大な時間を浪費させてしまうのではないでしょうか。