時間を無駄にする仕事　－　時間を管理する　＜２＞　－

　以前にも紹介しましたが、某女性下着メーカーでは、業務の効率化のために「外部からの電話を一切受けない時間帯を設けている」そうです。電話は今まで集中してやっていた仕事を中断させますから、電話が終わったあと再度「思い出すための時間」を要し、この繰り返しで時間が浪費されるので、電話を受けずに仕事に集中する時間をつくったのだそうです。
　私は、仕事中頻繁にメールをチェックしてしまいます。これも思考を分断することになりますので、一定時間は我慢をして違う仕事に集中しなければと、反省しきりです。

　P．F．ドラッカーも時間の浪費に費やされる様々な事例を提示します。

　どのように時間を使っているのかがわかったら、次に浪費されている時間を見つけ出し、そのことを排除するか、少なくするための工夫をしなければなりません。
　弁護士事務所の優秀な秘書は、弁護士につなぐべき電話とつなぐ必要がない電話の分類を瞬時に判断します。結果、弁護士は時間の浪費を避けることができますから、優秀な秘書を雇用できるかどうかも経営上の大きな課題となります。

　司法書士事務所も、午前中は相談の対応に追われて仕事が分断され、仕事の効率が悪いという話をたまに聞きます。これについては、相談対応の得意な資格者に一定時間相談業務に集中してもらい、それ以外の資格者は自分の業務に専念するということで解決できるかもしれません。
　このように無駄な時間の判断と、その時間を省く、ないしはその時間を最小限にとどめる仕組みをつくることが、時間を管理する基本の第二段階となります。